De ce tot mai multe IMM-uri din România își mută infrastructura IT în cloud

Digitalizarea nu mai este o problemă pe care o întâmpină doar companiile mari.Din ce în ce mai multe întreprinderi mici și mijlocii din România folosesc aplicații online pentru a efectua sarcini de contabilitate, operațiuni de vânzări, comunicarea cu clienții și comunicarea internă. Întrebarea este – când toate acestea devin digitalizate unde merg datele și cum pot fi gestionate infrastructurile IT fără investiții constante în servere și hardware proprietar?

În acest caz serviciile în cloud au câștigat popularitate în strategiile de dezvoltare IT ale companiilor din ce în ce mai mult. Mai multe informații pe această temă le puteți găsi aici: https://mccloud.global Însă mai întâi decizia de a trece trebuie văzută din perspectiva nevoilor reale ale companiei. În cazul întreprinderilor mici și mijlocii problema nu este doar una tehnologică ci și una de definire a aplicațiilor care necesită migrarea și costurile asociate cu aceasta.

De ce apare nevoia de migrare

Cele mai multe organizații încep cu o infrastructură simplă unde un computer deține documentele de bază,un server intern ajută la rularea unei aplicații interne iar datele sunt efectuate în mod regulat copii de rezervă pe dispozitive de stocare externe.Aceasta este fezabilă inițial dar devine dificilă de gestionat odată cu creșterea dimensiunii companiei și cu aderarea unui număr mai mare de angajați.

Există probleme legate de faptul că mai mulți oameni lucrează simultan pe aceleași date.Necesitatea accesului la distanță apare și mai mult în special pentru companiile care au angajați aflați în locații diferite sau cele care urmează modele hibride.Gestionarea serverelor locale necesită actualizări,spațiu fizic pentru stocarea echipamentelor și intervenție în caz de defecțiune.

Noriul oferă opțiunea de a muta o parte din aceste resurse la infrastructura de internet accesibilă.Este posibilă utilizarea de către companie a serverelor virtuale,a bazelor de date,a capacității de stocare și a resurselor de procesare a informațiilor fără a cumpăra imediat tot hardware-ul necesar.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii cele mai populare motive pentru a face acest lucru sunt:

• nevoia de acces la aplicații din mai multe locații
• creșterea volumului de date
• necesitatea unor copii de siguranță mai bine organizate
• lansarea unor aplicații sau magazine online
• reducerea dependenței de un singur server aflat în sediul firmei
• necesitatea extinderii rapide a resurselor IT

Nu înseamnă neapărat că toate sistemele trebuie să fie migrat simultan.În unele cazuri firmele inițiază procesul de migrare prin salvarea fișierelor,back-up-uri sau prin aplicații care necesită acces din partea mai multor angajați.

Costurile trebuie urmărite de la început

Un avantaj important al infrastructurii cloud este posibilitatea de a utiliza resurse în funcție de necesități. Acest model cere însă o monitorizare atentă. Dacă serverele virtuale sunt create și active dar nu sunt utilizate cheltuielile vor continua să se acumuleze. La fel există șansa ca cheltuielile să se acumuleze dacă stocarea,transferul și alte servicii sunt activate fără o planificare corespunzătoare.

În cazul unei afaceri mici primul pas ar fi să se determine infrastructura actuală. Trebuie stabilit ce aplicații sunt folosite, cât spațiu ocupă datele, câte persoane au nevoie de acces și ce nivel de disponibilitate este necesar.

Bugetul poate fi apoi construit pe baza unui scenariu realist de utilizare. Este utilă și stabilirea unor limite de cost și a unor alerte automate. Acestea permit administratorilor să observe rapid o creștere neașteptată a consumului de resurse.

Un alt aspect este durata de păstrare a datelor. Cu toate că anumite documente trebuie accesate zilnic există și altele care vor fi necesare pentru perioade mai lungi de timp.Aranjarea informațiilor în funcție de frecvența cu care sunt folosite ar putea ajuta la reducerea costurilor.

Securitatea informațiilor este responsabilitatea firmei

Pornind infrastructura în cloud nu rezolvă problemele de securitate. Furnizorul de cloud se ocupă de centrele de date și de o parte din infrastructura tehnică în timp ce compania trebuie să se ocupe de accesul la informațiile și de permisiunile corespunzătoare pentru fiecare utilizator.

Prima problemă apare atunci când sunt mulți angajați care lucrează printr-un singur cont. Este evident că într-un sistem bun fiecare persoană ar trebui să aibă propriul cont și accesul la informațiile necesare depinde de activitățile pe care le desfășoară angajatul.

Este posibil să se evite accesarea contului în cazul în care parola este dezvăluită : se poate folosi autentificarea în doi factori. În ceea ce privește a doua problemă este crucial să se blocheze accesul la contul respectiv atunci când angajatul părăsește compania.

Firmele ar trebui să urmărească cel puțin câteva reguli de bază:

• conturi individuale pentru utilizatori
• autentificare suplimentară pentru conturile importante
• copii de siguranță testate periodic
• permisiuni acordate în funcție de rol
• monitorizarea accesului la date
• actualizarea procedurilor atunci când apar aplicații noi

Confidențialitatea datelor ar trebui luată în considerare pe baza aspectului informațiilor personale.Dacă firma deține orice date referitoare la clienții săi,angajații sau partenerii săi trebuie să fie conștientă de locația,accesul și perioada de păstrare a acestor date.

Migrarea trebuie făcută în etape

Una dintre cele mai practice metode pentru un IMM este migrarea treptată. Mutarea întregii infrastructuri într-o singură etapă poate crea probleme greu de identificat și poate întrerupe activitatea angajaților. O aplicație mai puțin critică sau un sistem de backup reprezintă de multe ori un punct potrivit de pornire.

După primul proiect pot fi măsurate costurile, viteza de acces și timpul necesar pentru administrare. Angajații pot semnala problemele întâlnite, iar echipa tehnică poate ajusta procedurile înainte ca alte aplicații să fie mutate.

Trebuie stabilit și un plan pentru situațiile în care un serviciu devine temporar indisponibil. Compania trebuie să știe ce procese pot continua, ce date trebuie recuperate și cine este responsabil pentru intervenție. Copiile de siguranță nu sunt suficiente dacă nu există și o procedură clară de restaurare.

Pentru firmele din orașele și județele în care economia locală este formată în mare parte din IMM-uri, infrastructura cloud poate susține dezvoltarea unor servicii digitale fără construirea unei echipe IT extinse. Magazinele online, firmele de servicii, companiile de distribuție sau agențiile pot avea nevoie de resurse suplimentare pe măsură ce activitatea crește.

Totuși, tehnologia nu rezolvă automat problemele de organizare. O migrare reușită începe cu identificarea aplicațiilor importante, stabilirea responsabilităților și controlul costurilor. Cloud-ul devine util atunci când este tratat ca parte a infrastructurii unei firme, cu reguli clare pentru acces, securitate și administrarea datelor.